テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン

 厚生労働省から、令和3年3月、テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン(通称、「テレワークガイドライン」と呼ばれます。)の改正がされました。

 もともと、働き方改革の一環としてテレワークが推奨されておりましたが、この度の新型コロナウィルスの感染拡大の防止、及びその後のアフターコロナの「新しい生活様式」に対応した働き方という別の角度から、改めて注目を集めています。

 そこで、本記事では、テレワークガイドラインを概観し、テレワークを採用するための注意点をお伝えします。

 

1.テレワークのメリット・デメリット

 そもそも、テレワークを導入するにあたって、導入するメリットとデメリットを把握しておく必要があると思います。

 まず、労働者としてのメリットは、通勤時間の削減や通勤に伴う心身の負担の軽減、集中できる環境で業務を行うため、業務の効率化が上がります。

 使用者側のメリットとしても、労働者の業務効率化に伴う生産性の向上や、遠隔地に在住する優秀な人材の確保、育児や介護等を理由とする離職の防止、オフィスコストの削減があげられます。

 他方、労働者側のデメリットとしては、労働者は、仕事とそれ以外の時間の切り分けが難しいことや、逆に長時間労働になりやすい、社員間のコミュニケーションが難しいこと、生活と仕事との切り分けが難しいことなどがいわれております。

 使用者としても、労務管理や業務管理の困難さがあるようです。

 

2.就業規則の整備

 テレワークを行う場合も、当然ではありますが、労働基準法上の労働者には、労基法や、最低賃金法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法等の労働基準関係法令の適用があります。

 そして、使用者は、労使間で作成したテレワークの概要やルールを就業規則に定めて、労働者に適切に周知することが望ましいとされます。

 テレワークを導入するにあたってかかる費用の負担を使用者と同労者のどちらがどのように負担するかは、あらかじめ協議をし、就業規則に規定すべきでしょう。

 また、就業場所についても、労基法上、労働契約締結の際に明示することとなっており、「会社の所在地」としている会社も多いかと思います。テレワークを導入するにあたっては、雇用契約書にテレワークを行う場所を明示する必要があります。

 

3.労働時間制の変更

 テレワークを導入するにあたり、労働時間制を変更しようと検討する会社もあると思います。中でも注目されるのが、フレックスタイム制の導入や事業場外みなし労働時間制の導入です。

 フレックスタイム制とは、労働者が始業及び終業の時刻を決定することができる制度で、テレワークと親和性の高い制度だと思います。

 事業場外みなし労働時間制とは、労働者が事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定することが困難な時に、実際に何時間労働したかにかかわらず、一定時間労働したものとみなすという制度です。従来は、要件が厳格であることから導入への難しさがありましたが、テレワークガイドラインでは柔軟に適用することが盛り込まれています。

 

4.時間管理の具体的方法

 テレワークにおいて、使用者が労働者の労務管理をしにくくする最大の理由は、労働者が職場で労務提供を行わないことで、使用者が労働していることを現認できない点にあります。したがって、以下に労働者の労働時間を把握するかが、テレワークを導入するにあたっての代表的なハードルといえます。

 この点、テレワークガイドラインでは、いくつかの解決策を提示しています。

①客観的な記録による把握

 パソコンの使用時間を記録から、使用者は労働者の始業・終業時刻を把握することができます。

 また、サテライトオフィスなどでテレワークをする場合は、その入退室時間等も客観的資料として有用です。

②自己申告による把握

 大原則として、労働者の労働時間は、使用者が管理・把握する義務があります。しかし、テレワークガイドラインでは、以下の場合に、労働者が自己申告する情報をもって、使用者が労働者の労働時間を把握することが認めるとしています。

・労働者に対して労働時間の実態を記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うことや、実際に労働時間を管理する者に対して、自己申告制の適正な運用等について十分な説明を行うこと

・ 労働者からの自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、パソコンの使用状況など客観的な事実と、自己申告された始業・終業時刻との間に著しい乖離があることを把握した場合には、所要の労働時間の補正をすること

・自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設けるなど、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならないこと

などの措置を講ずる必要がある。

③中抜け時間の取り扱い

 中抜け時間とは、本来の労働時間中に家事や育児等で一時的に業務から離れる時間のことを言います。

 中抜け時間については、労基法上、使用者は把握することとしても、把握せずに始業・終業時刻のみを把握することでもいずれでもよいとしています。つまり、中抜け時間については、正確に把握してなかったとしても、始業から終業時刻まで働いていたと扱うのであれば、使用者の労働時間を把握する義務は果たすということになります。

 中抜け時間を把握する場合、その時間を休憩時間として取り扱って終業時刻を繰り下げたり、時間単位の年次有給休暇として取り扱うことになります。

④休憩時間の取り扱い

 労基法34条第2項で原則として休憩時間については労働者に一斉に付与することが規定されておりますので、テレワークを導入する際には、労使協定を締結し、一斉付与の原則の適用を除外する必要があります。

⑤時間外・休日労働の労働時間の管理

 テレワークの場合であっても、通常の場合と同様、労働者が時間外労働や休日労働を行った場合は、割増賃金を支払う義務があります。すなわち、テレワークを導入したとしても、労働者が何時間時間外労働を行ったか等について、使用者はきちんと把握する必要があり、必要に応じて別の人に業務を移すなどの措置を取り、特定の労働者のみに負担が集中しないようにする必要がある点は、通常の場合と同様です。

 

 以上のように、テレワークを導入するにあたり、就業場所に関する事項等を就業規則で定めることが求められております。また、事業場外みなし労働時間制などの新しい制度を取り入れる場合も、就業規則の変更などが必要になると思います。今回のテレワークガイドラインの発表を受け、テレワークを導入する際に、就業規則や制度の変更が必要になる場合がありますので、ご検討されている会社様は、弁護士など専門家と相談して進めることをご検討されてはいかがでしょうか。

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